「最近、工場で出荷遅れが多発している」

「残業が多くて従業員が疲れ果てている」

あなたの会社はこのような状態になっていませんか。心当たりのある方は、一度、工場や事務所全体を見渡してみましょう。備品や工具が使ったまま放置されている。部屋の角に埃がたまっている。従業員の机の上には書類が山積み…。もしこのような状態が目に付くようであれば「5S活動」に取り組んでみてはいかがでしょうか。

#1:「5つのS」それぞれの意味とは?

そもそも5Sとは何でしょうか。5Sが「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の5つの要素からなることはご存知の方も多いでしょう。しかし、5つの要素それぞれの具体的な意味や目的を知っていますか?

 

5Sの一般的な定義は以下の通りです。

・整理:必要なものと不要なものを選別し、不要なものを捨てる

・整頓:必要なものがすぐに使えるように、置き場所や置き方を決める

・清掃:掃除をして職場を綺麗にするとともに、点検を行う

・清潔:整理・整頓・清掃を維持管理できる仕組みをつくり、良好な職場環境を保つ

・躾:決められたことを実行できる習慣づくりを行う

 

5Sと聞くと、「なんとなく掃除をして綺麗にすること」というイメージを持たれている方もいるのではないでしょうか。しかし実は、5Sはもっと深い概念なのです。「5S活動とはどのようなことなのか?」「どのような効果があるのか?」を組織全体に周知させ、具体的な行動に落とし込まなければ、掛け声倒れにもなりかねません。きちんと意味を理解し、目的を持って取り組むことが大切です。

 

ここから5Sの意義や取り組み方について、具体的に見ていきましょう。

#2:まずは2S(整理・整頓)から実行

5S活動のスタートとなる活動が最初の2S(整理・整頓)です。残りの3つは整理・整頓された状態を維持するための活動です。これから5S活動に取り組む場合は、まず、「2S(整理・整頓)」を行うことから始めてみましょう。

それでは、整理・整頓について、少し掘り下げて説明していきます。

 

①整理

「整理」とは一言で言うと「ものを減らす活動」です。現場にあるものを必要なものと不要なものに分け、不要なものを捨てていきます。どこかに片づけるだけではなく「捨てて」しまうことが大切です。不要なものが現場に溢れかえっている状態では、次の「整頓」も効果的に行うことができません。思い切って不要なもの、すぐに使わないものは捨ててしまいましょう。

 

②整頓

「整頓」とは「必要なものがすぐに見つかる(使える)状態にすること」です。工具や備品が見つからず、いつも従業員の方が探し回っているということはないでしょうか。

整頓において大切なのは「3定(さんてい)」と呼ばれる管理です。「3定」とは「定位」(同じ場所に)、「定品」(同じものを)、「定量」(同じ数だけ)の3つを決めることです。「3定」により、物品の置き場と数量を決めておくことで、どこに何がいくつあるか、迷うことが無くなり、現場にものが散乱することを防ぐことができます。

 

残りの3つ(清掃・清潔・躾)は先ほど説明した「2S」を維持するための活動です。整理・整頓を行っても、すぐに元の状態に戻ってしまうのでは意味がありません。作業を行うごとに掃除をするとともに異常がないかチェックする(清掃)、床の色を変えて汚れが目立つようにする(清潔)、チェックシートを作り、毎日自己チェックを行う(躾)など様々な手法があります。どのような手法が効果的かは事業所の状況により変わるので、自社にとって適切な仕組みを考えることが大切です。

#3:5S活動は会社の収益改善にも繋がる

では、5S活動を行うことで、どのような効果が得られるのでしょうか。不要なものを減らし、必要なものをすぐに使えるような状態にすることで、作業効率が上がります。例えば、よく使う工具を作業場のすぐ近くに置くことで、これまで従業員が取りに行っていた時間を削減できます。

工具を取りに行く時間の削減なんて、些細なものだと感じるかもしれません。しかし、そのような小さな改善も積み重ねていくと、大幅な作業時間の削減につながり、従業員の方の負荷も下げることができます。

このような改善を積み重ねていくことで、生産効率が上がり、最終的には収益性の改善や従業員のモチベーションアップにも繋がっていきます。5S活動は単なる清掃活動ではなく、会社の収益改善にも繋がる活動なのです。

#4:5Sは生産現場だけのものではない

5Sと聞くと生産現場だけの活動ではないか、イメージされる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、実は5Sの考え方はどの業種の職場においても活用できるのです。

例えば、営業部で「過去の商談記録がどこにあるかわからない」「顧客データベースが更新されておらず情報が間違っている」などの事態が起きていないでしょうか。そのような場合にも、5Sの考え方が応用できます。「もの」を管理するだけが5Sではありません。顧客情報や商談記録のような「情報」も5Sの考え方を活用し、整理・整頓しておくことが大切です。

 

情報の「整理・整頓」のために、様々な情報を一元管理することができる次世代クラウド販売管理サービス「ウランバ!!」を活用してみては、いかがでしょうか。

 

執筆者:取材の匠 ライター 日下 正浩

1982年香川県生まれ。中小企業診断士

大学卒業後、大手化学メーカーに入社。食品事業部の営業部門で大手・中小食品メーカーへの油脂製品販売や新製品開発コンサルティングに従事。

2018年に中小企業診断士の資格を取得し、独立。現在は食品メーカーの製品開発・販路開拓支援、経営改善計画策定、補助金申請支援を中心に活動。その他、教育コンテンツの開発や記事執筆にも取り組んでいる。


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